文書管理・情報共有システム 楽々Document Plus

文書管理・情報共有システム 電子データも紙もまとめて管理 全文検索＆高速ビューワでらくらく検索、サクサク表示！

で 品質 契約書管理 ISO文書管理 社内の様々な文書を一元管理 承認を得た最新かつ 正式な文書であること ●文書ごとに期限が近づくと、自動でメール通知します。期限日の自動更新や、 ISO9000／14000に基づいた文書管理を行うために必要な機能が揃っています。 期限切れ文書の自動廃棄ができます。 を担保します。 ●契約の更新手続き忘れや業務のミスを事前に防止できます。 ●見直しのタイミングを自動通知します。 ●見直し開始から完了までを一元管理します。 は、紙文書の管理や 活用 �つの 見直し担当設定依頼＆トレース 見直し依頼＆トレース 契約満了日：2021-03-31 ファイルサーバによる電子文書の管理が抱える課題に対して、 保管 定期 契約満了の30日前に通知 「品質」・「活用」・「保管」の３方向から文書管理の仕組みづくりを行う上で、 必要な時に 課題 改ざん・消去されない、 管理 見直し担当者設定 見直し機能 見直し入力／改訂 見直し すぐに文書を取り出し、 改訂時に旧版も 責任者 担当者 最適なシステムです。 再利用できます。 保管できます。 ●文書間で関連文書の指定ができ、上位文書/下位文書を相互に参照できます。 相互参照 ●発行文書を関係部署へ確実に配付します。●受領状況や受領履歴を一目で確認できます。 すべて解決! リンク 自動開始 上位文書 クリック 下位文書 基本契約 個別契約 開 査 決 発 配 受 始 閲 裁 行 付 領 ●旧版の文書に登録しているファイルと比較した結果を表示します。 承認ワークフロー 配付ワークフロー 紙文書 ●複数ファイルをまとめてPDF出力します。 ●表紙に文書の属性情報を付けて出力します。 最新文書 表紙付きPDF 契約書 紙図面 印 印 旧版文書 属性情報 復数の添付ファイル 1つのPDFファイルとして出力 PDF変換・OCR処理 スキャニング 電子契約連携 電帳法(e-文書法)対応 全文検索 複合機／スキャナ 電子契約サービスと連携し、締結した契約書を楽々Document Plusへ 電子文書 版管理 高速ビューワ 取り込むことができます。 タイムスタンプなしで電子取引書類を保管 旧版文書 契約書の申請から締結・保管までをシステム上で一貫して管理できます。 電子で授受した取引書類の保管において、タイムスタンプ不 個人PC 添付ファイル 最新文書 要な「訂正削除の履歴を記録するシステム」として、JIIMA ワークフロー ●電子契約サービスに契約書のPDFを自動でアップロードし、契約結果を自動で 取り込みます。 が認証する「電子取引ソフト法的要件認証」を取得していま す。 属性情報 ●電子契約サービス上で作成した契約書や相手方から受信した契約書を締結 後、自動で取り込みます（GMOサインとの連携では未対応です）。 令和3年改正法令基準 ファイル サーバ 権限管理 タイムスタンプを付けてスキャナ保存 ドラッグ＆ドロップ 書面で授受した国税関係書類をスキャナ保存するための要件 複数のファイルを1つの「文書」にまとめ、「フォルダ」に保管。 を満たした機能を取り揃えています。（JIIMA認証取得済） メッセージやタイトル、ボタン表示を ●スキャンしたPDFファイルやスマホなどで撮影した画像に 日本語/英語/中国語(簡体字)に切り 日付や作成者などの項目を属性として付与し、文書を登録。 申請文書作成 契約先 タイムスタンプを付与できます。 替えることができます。 ●保管中のPDFファイルに対する改ざん有無を一括検証しま 令和3年改正法令基準 同意 す。 契約書PDF 連 税務書類 スマホ撮影／スキャニング タイムスタンプの付与状況は 契約書管理 　 携 アイコンで一目で確認 同意 締結済み 契約書PDF 送信 キャビネットとフォルダ 楽々Document Plus上での「文書」の考え方 税務書類 ●キャビネットとフォルダで、文書を体系的に分類・保管します。 ●「ファイル」「、必須項目」、｢任意項目」の組合せが１つの「文書」です。 キャビネット 申請 承認 ●社内にある書庫（＝キャビネット）と ●ファイルの内容を確認しなくても、関連する情報を必須項目・任意項目（＝属性情報）としてファイルに紐づけて Box連携 2020年度 キングファイル（＝フォルダ）のイメージで 運用できます。 保管できます。 ・入力日 ・入力者 ●画面左側にフォルダツリーを常時表示しているので閲覧する ●複数のファイルを１つの文書に添付できるので、関連するファイルをひとまとめにできます。 コンテンツクラウド「Box」と連携し、社外とのファイルの送付・受取をシス 2021年度 属性情報 タイムスタンプ局 文書の種類をすぐに切り替えられます。 テム上で完結できます。 文書 = 関連する情報のかたまり 2022年度 自動タイムスタンプ付与 ●楽々Document Plusで管理しているファイルを自端末に保存することなく、 １つのフォルダには 必須項目 システム上で簡単・安全にBoxで社外に送付できます。 １種類の文書を格納 ●社外からBoxで受け取ったファイルも、すぐに楽々Document Plusへ登録か 文書番号 所属 作成者 つビューワ作成がされるためスピーディーに社内共有できます。 任意項目 社外 契約名 契約先 etc.… [オンプレ］ [クラウド］ ※文書の種類によって変更できます。 文書A ファイル ファイル 属性 ファイルの送付 取得 情報 ...etc ...etc ※ファイルは複数個登録できます。 文書B ファイルの受取 ファイル ワークフロー情報 属性 アップロード 情報 ●ファイルなしで、必須項目・任意項目（＝属性情報）の入力内容のみでの ...etc ...etc （承認者、日時など） 文書登録もできます。

のアクセス制御だけでなく、 かんたん登 録 ペーパーレスでの登録・承認・公開が可能で、煩わしいファイリング作業からも解放されます。 万全のセキュリティ へ ファイルの持ち出し制御など、情報漏洩への対策も万全です。 様々な入力支援機能で文書登録の負担を軽減 人事異動に強い権限管理 添付ファイルのセキュリティ 所属グループ(部署)・作成者は、 ●文書登録フォームへの入力がスムーズに行えます。記入漏れや入力ミスなどの事務ミスを抑制します。 ログインIDを元に自動入力 ●部署単位に文書の登録、更新、閲覧の権限を付与することで、人事異動の際に発生する ●添付ファイルに対して操作を制御することで、セキュリティレベルを高めます。 権限変更の手間を最小限にできます。 ●添付ファイルのダウンロードをさせず、ビューワからの参照のみに制限できます。 文書登録画面の例（契約書管理） ●キャビネットやフォルダに対して、部署単位/ユーザ単位に業務や運用に合わせた また、PDFファイル及びビューワからの印刷を制限できます。 細かい権限をつけられます。 文書番号は ラジオボタン、チェックボックス、 設定 制御内容 効果 自動カウントアップ プルダウンなどの入力形式で 入力が楽々 元ファイルの 元ファイルのダウンロードリンクが 元データ グループ 権　限 キャビネット/フォルダ ダウンロード禁止 無効になります。 改竄の防止 必須項目の指定で 日付はカレンダーから選択可能 PDF/ビューワの ダウンロードしたPDFファイルや 紙文書 入力漏れを防止 総務部 一般ユーザ権限 印刷禁止 ビューワからの印刷ができなくなります。 流出の防止 ドラッグ&ドロップでファイルを添付 （文書の登録） PDFファイルへの PDFダウンロード時に、ランダムな 日付逆転チェックや 決 キャビネット パスワード付与 パスワードが設定されます。 過去日入力エラーも 総務部長 決裁ユーザ権限 電子文書 裁 流出の防止 可能 PDFファイルの 全てのダウンロードを禁止し、 ダウンロード禁止 ビューワ表示のみ可能となります。 営業部 閲覧のみ フォルダ 固定文字の透かしやダウンロードした ユーザーの氏名・ダウンロード日時を 柔軟なワークフローにより正式な文書として品質を担保 自動登録によるペーパーレス化の促進 表示し、 社外への流出を心理的に抑止。 作業履歴とアクセスログ ●文書登録時にワークフローをまわすことができます。 ●複数の書類をまとめてスキャンし、複数のフォルダに自動で振り分けて登録できます。 ●いつ・誰が・文書の承認や否認をしたかが作業履歴に残るので、内部統制にも対応できます。 他にも... ●承認状況は画面上で照会でき、承認依頼はメールで通知します。 ●QRコードの情報を自動抽出し、属性情報として登録できます(※)。 ●履歴管理機能では、ワークフローの情報も記録・管理されるので、品質の高い文書を ●承認者名や承認日 ●メールの内容は承認者の母国語に応じて切り替わります(日本語/英語/中国語＜簡体字＞)。 ●OCR機能(文字認識・抽出)でファイルの中身も全文検索の対象となるので、 仕上げるという意識向上にも繋がります。 ●文書番号やタイトルなどの属性情報 ●外出先からスマートフォンやタブレットで承認・回覧ができます。 紙文書を効率的に活用・再利用できます。 ●「どのフォルダ「」どの文書「」どのファイル」に対して「、どんな操作をしたか」のアクセスログを ●社名ロゴなどの画像 全て残します。 また、管理者は画面から全ての記録を検索・閲覧できます。 ● “発行前”や“旧版” といった文書状態 承 指定 を表示できます。 認 スキャニング 保存 フォルダ A課長 文 ＱＲコード付き書類 書 複合機／スキャナ ファイル サーバ 発 構 築もらくらく 文書登録フォームやワークフロー経路の設定は 自動振り分け 担当 登録 部長 決 行 回覧 役員 自動登録 直感的な操作でイメージどおりの画面を簡単に作成できます。 裁 受 B課長 承 領 認 ✓手入力の作業軽減 文書登録フォームも簡単レイアウト編集 ワークフロー経路もマウス操作で簡単に設定 ●並列経路設定もマウス操作で簡単にできます。 ✓書類の振分け不要 (※) QRコードの情報を抽出する機能はオプション対応となります。 ●特別なツールを使うことなく、ブラウザ上で、思い通りの画面を簡単に作成できます。 ●ブラウザ上のマウス操作により、ワークフロー経路も簡単に設定できます。 ●文書登録フォームのデータ項目設計、レイアウト編集をマウス操作だけで行えます。 ●並列経路設定もマウス操作で簡単にできます。 3 各アクションを行う らくらく検索＆サクサク表示 高性能な全文検索エンジンと、ヒットしたページを瞬時に表示する高速ビューワで、 追加したい ユーザ・グループを設定 求める情報をスピーディにいつでも、どこからでも探し出せます。 項目を設定 属性情報、ファイル名、ファイルの 高速ビューワで瞬時に 柔軟なビュー表示で文書を閲覧 内容もすべて全文検索 ファイルの内容を表示 カテゴリビューで分類表示 ●Word, Excel, PPT, PDFなど、データ形式を問わず、 ●膨大なページ数のファイルも、検索にヒットした ファイルの内容からページ単位でピンポイントに検索できます。 ページだけをジャンプ表示できます。 ●所属や日付などの項目で文書を分類表示できます。 ●分類単位での件数や合計値を表示できます。 ●入力キーワードに一致しなくても、あいまい検索します。 ●ヒット箇所はハイライト表示で一目瞭然です。 ＋クリックで幅揃え ●キーワードのヒット率に加え、閲覧数や発行日を考慮して ●専用ソフトが無くても表示できます。 ランキングし、ニーズの高い文書を上位に表示します。 ●動画や音声ファイルもダウンロードを ●全文検索と属性検索を組み合わせた検索もできます。 待たずに再生できます。 マウス操作で １「承認」「決裁」などの 2 描画エリアに配置して 場所を指定 アイコンを選択 経路設定 モレのない高速＆高精度のあいまい＆全文検索 高速起動＆高速表示のビューワ ファイルサーバからの移行もらくらく 他システムからのデータ保管も簡単に構築 ●ファイルサーバのフォルダ階層とファイルをそのまま楽々Document Plusへ ●複数のシステムに点在していた情報が一元管理しやすくなり、 サムネイルに 結合ビューでまとめて表示 移行できます。 楽々Document Plusを情報の保管庫としてより一層活用できます。 マ ウ ス を あ わ せ る と拡大表示、 ク リ ッ ク するとビューワが起動。 ●複数のフォルダから検索条件に一致する文書だけを ファイルサーバ 楽々Document Plus まとめて表示します。 フォルダ階層と文書を 自動作成 リアルタイム／ 指定スケジュール ●文書一覧をCSVでダウンロードできます。 での取り込み 文書 添付ファイル データ 一覧からもサ ム ネ イ ル 表 示 で 他システム 見たい文章 が 一目瞭然 承認時のメモやコメントなど、 付 せ ん を貼付けできます。 登録された文書のURLを他システムに表示可能 ※ビューは個人用/共有用を作成できます。

の画面構成は、いつでも選べるメニューを上部に配置し、 大事な文書は 閲覧する文書の種類をすぐに切り替えられるフォルダツリーを左側に配置します。 ログインすると、管理者から情報を発信する「お知らせ」や「文書リンク集」のほか、 トップ画面から 全利用者の「アクセスランキング」や、自分が「最近見た文書」などが表示され トップ画面からさまざまな情報にアクセスできます。 1 1 承認待ち文書の件数表示 2 2 3 トップ画面から全文検索 3 よく見る文書やフォルダをお気に入り ● お気に入り登録した文書が改訂された際や、フォルダに新着 文書が追加された際にはアイコンでお知らせします。 5 4 フォルダ名検索 5 必要な文書を気づかせ表示 ● 全利用者の「アクセスランキング」や、自分が「最近見た文 書」を一覧表示します。 ● ニーズの高い文書はトップ画面に表示されるので、自分から 4 文書を探さなくても受動的に情報を得られます。 豊 富 な 機 能 属性項目定義（文字列、日付、数値、関連文書など） フォルダ階層管理（フォルダツリー） 入力エラーチェック（必須入力、全角/半角、桁数など） 版管理（最新版、旧版、改訂履歴） 選択入力（プルダウン、チェックボックスなど） 文 旧版ファイルとの新旧比較 登 文書番号の自動発番 書 ISO文書管理（定期見直し、配付 他） 録 ドラッグ＆ドロップによるファイル登録 管 文書の期限管理（通知／督促、自動更新、自動廃棄） 登録ファイルの自動PDF変換 (CADファイルにも対応可(※1)) 電帳法対応（電子取引：JIIMA認証取得） スキャン文書の自動OCR処理 理 電帳法対応（スキャナ保存：JIIMA認証取得、タイムスタンプ、一括検証）(※2)(※3) まとめ申請（後続文書の自動登録） 文書アーカイブ出力 自動登録（複合機、QRコード(※1)） 統計情報出力 属性検索（AND/OR、完全/部分/前方一致） マスターデータ管理 検 全文検索（表記揺れ吸収、自然文検索、属性絞込） 運 多言語対応（日本語/英語/中国語(簡体字)） 索 専用ビューワ（ヒットページ切替、ハイライト表示、付せん貼付） 用 人事情報一括登録／更新（CSV） ・ 一覧表示制御（サムネイル表示、ソート、表示項目、表示長など） 管 業務グループ、役職グループ定義 表 新着一覧／未読一覧／カテゴリビュー／結合ビュー／関連文書ツリー ユーザ認証（標準／AD-SSO(※1)／SAML） 動画・音声ファイル再生 理 お気に入り登録（フォルダ、文書、ユーザ） 示 帳票出力（PDF/Excel）／CSVダウンロード 代理人設定（代理登録、代理承認） 表紙付きPDF出力 デ フォルダ一括作成（CSV） アクセス権設定（フォルダ単位、グループ/ユーザ単位） ー セ タ 文書一括登録（CSV）／旧版文書登録 キ 作成者／関係者限定閲覧 移 CSVテンプレート出力 ュ 権限コピー、権限一括登録 行 ファイルサーバ移行（フォルダ階層と保管ファイルの自動登録） リ ファイルダウンロード禁止、印刷禁止 他システムからの文書呼び出し（検索URL） テ ィ パスワード付PDFダウンロード 連 他システムからのデータ保管 (リアルタイム／指定スケジュール) PDFへの透かし挿入 携 電子契約サービスとの連携 マスター経路登録（承認テンプレート） （クラウドサイン、SMBCクラウドサイン、DocuSign、GMOサイン）(※4) 複数経路の自動選択 コンテンツクラウド「Box」との連携(※5)(※6) ワ ー 仮想ユーザ（上長、部長等の自動設定） (※1) オプション機能です。 並列経路／各種アクティビティ（承認、回覧、通知、追記） (※2) タイムスタンプと一括検証はセットオプションになります。 ク (※3） タイムスタンプ付与には、アマノセキュアジャパン株式会社が提供するe-timingの契約・費用が別途 フ 否認／差戻し／一括承認 必要です。 ロ (※4) クラウドサインの利用には、弁護士ドットコム株式会社との契約・費用が別途必要です。 承認依頼メール、督促メール SMBCクラウドサインの利用には、SMBCクラウドサイン株式会社との契約・費用が別途必要です。 ー ビューワ／PDFファイルへの電子押印 DocuSignの利用には、ドキュサイン・ジャパン株式会社との契約・費用が別途必要です。 GMOサインの利用には、GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社との契約・費用が別途 スマートフォン専用の承認画面 必要です。 (※5) Boxの利用には、株式会社Box Japanの契約・費用が別途必要です。 (※6) Box連携の利用には、楽々Document PlusをSSL化（HTTPS化）する必要があります。 動作環境 クライアントブラウザ サーバOS Windows Server PC Microsoft Edge (IE モードを含む)　 / Google Chrome /Firefox DB PostgreSQL / Oracle / SQL Server ビジネスソリューション事業本部 スマート iPad (Safari) / iPhone (Safari) www.sei-info.co.jp デバイス Android (Google Chrome) Windowsタブレット 東 京 〒107-0051 東京都港区元赤坂1-3-13 TEL：03-6406-2840 名古屋 〒450-0002 名古屋市中村区名駅2-45-7 TEL：052-533-8704 お問い合わせ・ご用命は 大 阪 〒532-0003 大阪市淀川区宮原3-4-30 TEL：06-6394-6731 福 岡 〒812-0011 福岡市博多区博多駅前3-2-8 TEL：092-284-0232 E-mail　rakrak@sei-info.co.jp ＊楽々Document、QuickSolutionは、住友電気工業株式会社の登録商標です。＊その他、記載されている会社名、製品名はそれぞれ各社の商標もしくは登録商標です。 Cat.2312020IR ＊JIIMA認証のロゴは公益社団法人日本文書情報マネジメント協会によりライセンスされています。